Jak przechowywać dokumenty w firmie? Jak to wszystko zorganizować aby nie było bałaganu, aby wszystko można było w sposób prosty wyszukać? Trzeba naturalnie wiedzieć, że to obowiązek w każdej firmie aby przechowywać dokumenty na ściśle określonych zasadach. Czy to wielka firma, czy też mały biznes jednoosobowy, każdy powinien mieć plan działania w takim wypadku. Czy mowa o dokumentacji księgowej, dokumentów finansowych, umów, papierów odnośnie personelu zatrudnionego.
Dokumenty dla urzędów skarbowych – w tym przypadku mowa o wszelkiej dokumentacji takiej jak rachunki, faktury, formularze podatkowe, wszystko co odnosi się do potencjalnych kontroli skarbowych. Takie dokumenty należy przechowywać w miejscach wskazanych wcześniej urzędowi skarbowemu, a okres to 5 lat od momentu kiedy nastąpiło rozliczenie z urzędem skarbowym. Warto stosować się do tego przepisu, bo braki w dokumentacji podatkowej to ogromne kary, liczone nawet w dziesiątkach tysięcy złotych.
Dokumenty dla Zakładu Ubezpieczeń Społecznych – w tej sytuacji musimy mieć świadomość, że nie ma określonych ram czasowych dla przechowania dokumentacji związanej z rejestracją jako płatnika. Dlatego firmy po prostu trzymają takie dokumentacje cały czas, rzadko kiedy decydują się na ich zniszczenie. Natomiast wszelkie rozliczenia, jakiekolwiek raporty miesięczne, dokumenty tego typu należy przechowywać przez okres 10 lat od momentu nadania ich do ZUS.
Technologia w służbie przedsiębiorców – nie musimy w jakikolwiek sposób trzymać ton papierów na półkach, tym samym zabierając niezwykle cenną powierzchnię. Dokumenty takie jak choćby faktury, rozliczenia księgowe, podatkowe, sprawozdania zgodnie z przepisami mogą być przechowywane na komputerze, archiwizowane w postaci elektronicznej. Po prostu jeżeli jakikolwiek urząd będzie chciał sprawdzić dane dokumenty to powinniśmy im to bez problemu wyszukać w komputerze.
Dokumenty pracowników, sprawy personalne – tutaj sprawa dla prawdziwego archiwum, czyli dokumentacja musi być trzymana w firmie przez 50 lat od ustania stosunku pracy. Nie ma innego rodzaju rozwiązań, nie można takich dokumentów szybciej zniszczyć
